È una delle prime domande che riceviamo da aziende che stanno valutando di automatizzare il customer care, la gestione dei lead o alcuni processi interni. Ed è anche una delle più difficili a cui rispondere con una percentuale valida per tutti.
C’è chi promette un ritorno dell’investimento in pochi mesi, chi parla di riduzione dei costi del 40% e chi di produttività raddoppiata. Sono numeri che possono essere reali, ma raccontano la storia di un’altra azienda, con processi, volumi e obiettivi diversi dai vostri.
Il ROI di un agente AI conversazionale non dipende dalla tecnologia in sé, ma dal contesto in cui viene inserita. Da quante richieste ricevete ogni giorno, da quanto tempo impiegate a gestirle, da quante opportunità perdete perché nessuno risponde abbastanza rapidamente e da quanto valore riuscite a creare automatizzando le attività ripetitive.
La buona notizia è che per stimarlo non servono formule complesse o benchmark di mercato. Bastano alcuni dati che molto probabilmente avete già.
Come valutare il ROI di un agente AI conversazionale?
Per avere una stima realistica del ritorno dell’investimento partite da un mese rappresentativo della vostra attività e recuperate quattro informazioni.
Quante richieste ricevete?
Considerate tutti i canali: telefonate, email, WhatsApp, chat del sito, moduli di contatto e social network.
Se oggi non monitorate questo dato, è sufficiente registrare le richieste per una settimana per ottenere una stima attendibile.
Quante richieste sono ripetitive?
Sono tutte quelle domande che ricevono sempre la stessa risposta.
- Orari di apertura.
- Disponibilità di un prodotto.
- Stato di un ordine.
- Modalità di prenotazione.
- Invio di documentazione.
Nella maggior parte delle aziende rappresentano una percentuale molto più alta di quanto si immagini.
Quanto tempo richiede ogni richiesta?
Non considerate soltanto il tempo necessario per rispondere.
Ogni interruzione comporta anche il tempo necessario per interrompere ciò che si sta facendo e riprendere il lavoro successivamente. È un costo nascosto che, sommato centinaia di volte al mese, pesa molto più di quanto sembri.
Quanto costa un’ora di lavoro?
Considerate il costo aziendale della persona che gestisce quelle richieste.
Una volta raccolti questi dati, potete fare una prima stima.
Richieste × percentuale di richieste ripetitive × tempo medio di gestione = ore recuperabili
Ore recuperabili × costo orario = risparmio economico potenziale
È un calcolo preliminare, ma permette già di capire se l’automazione può avere un impatto significativo.
Oltre il risparmio: dedicare il tempo giusto alle attività più complesse!
Ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive è solo una parte del ritorno dell’investimento. In molti casi il valore maggiore arriva da ciò che l’azienda riesce finalmente a fare, non semplicemente da ciò che smette di fare.
Rispondere sempre, anche fuori dall’orario di lavoro
Un agente AI conversazionale è disponibile 24 ore su 24. Se un potenziale cliente visita il sito alle undici di sera o scrive su WhatsApp durante il weekend, riceve comunque una risposta immediata. Può ottenere informazioni, prenotare un appuntamento, lasciare i propri dati o essere qualificato automaticamente. Sono opportunità che spesso andrebbero perse semplicemente perché nessuno era disponibile a rispondere.
1. Lead più qualificati
Un agente AI non si limita a raccogliere un nome e un numero di telefono. Può porre domande, raccogliere informazioni utili, comprendere le esigenze del cliente e inviare al reparto commerciale una scheda completa. Il risultato è che i commerciali dedicano meno tempo alla qualificazione e più tempo alla vendita.
2. Customer care più veloce
Quando le richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, gli operatori possono concentrarsi sui casi più complessi e a maggior valore. I tempi di risposta diminuiscono e la qualità del servizio aumenta.
3. Dati che prima non esistevano
Ogni conversazione genera informazioni preziose. Quali sono le domande più frequenti? Quali prodotti generano più interesse? Dove gli utenti interrompono la conversazione? Quali richieste richiedono ancora l’intervento umano? Questi dati permettono di migliorare continuamente sia l’agente AI sia i processi aziendali.
Quando i risultati sono immediati?
Non tutte le aziende ottengono gli stessi risultati negli stessi tempi. Generalmente il ritorno dell’investimento è più rapido quando:
- arrivano molte richieste ripetitive ogni giorno;
- il customer care è sovraccarico;
- il reparto commerciale dedica molto tempo alla qualificazione dei lead;
- le richieste arrivano anche fuori dagli orari di ufficio;
- l’azienda comunica attraverso più canali, come sito web, WhatsApp e social network;
- gli operatori svolgono frequentemente attività manuali e ripetitive.
In questi contesti è possibile osservare miglioramenti già dopo poche settimane dall’introduzione dell’agente AI. Una stima iniziale è utile, ma il vero ROI si misura nel tempo.
I principali indicatori da monitorare sono:
- la percentuale di conversazioni gestite autonomamente dall’agente AI;
- il tempo medio della prima risposta;
- il numero di lead qualificati raccolti;
- il tasso di passaggio all’operatore umano;
- il tempo risparmiato dagli operatori;
- il numero di richieste gestite fuori dall’orario di lavoro;
- il tasso di conversione dei contatti raccolti.
Monitorando questi KPI è possibile capire rapidamente se il progetto sta producendo il valore atteso e individuare eventuali aree di miglioramento.
Come realizza tutto questo Aimage?
In Aimage non partiamo dalla tecnologia, ma dai processi.
Prima analizziamo come gestite oggi le richieste, quali attività assorbono più tempo e dove si concentrano le maggiori opportunità di miglioramento. Successivamente progettiamo un agente AI conversazionale capace di rispondere in modo naturale, raccogliere le informazioni necessarie, qualificare i contatti, automatizzare le attività ripetitive e trasferire la conversazione a un operatore quando è davvero necessario.
L’agente può essere integrato con il CRM, il gestionale, l’e-commerce o gli strumenti già utilizzati dalla vostra azienda, così che ogni informazione raccolta sia immediatamente disponibile per chi deve lavorarla.
Ogni progetto viene costruito intorno ai vostri obiettivi di business, perché il ROI non dipende dalla tecnologia, ma da quanto bene questa riesce a supportare il vostro modo di lavorare.
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